Hồ sơ thẩm định giá là gì? Các rủi ro từ hồ sơ thẩm định giá

(TDVC Rủi ro từ hồ sơ thẩm định giá) – Khi tiến hành thẩm định giá tài sản, hồ sơ thẩm định giá đầy đủ có vai trò quan trọng giúp các thẩm định viên đưa giá các phương pháp thẩm định giá chính xác từ đó phục vụ mục đích định giá và đảm bảo rủi ro cho các bên liên quan.

Thẩm định viên có trách nhiệm lập hồ sơ thẩm định giá để chứng minh quá trình thẩm định giá đã được thực hiện theo đúng các Tiêu chuẩn thẩm định giá Việt Nam và các quy định của pháp luật về giá có liên quan để đảm bảo rủi ro cho các bên.

Hồ sơ thẩm định giá được khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật về giá và pháp luật về lưu trữ. Việc khai thác Hồ sơ thẩm định giá phải đảm bảo tính bảo mật theo quy định của pháp luật.

1. Hồ sơ thẩm định giá là gì?

Hồ sơ thẩm định giá bao gồm toàn bộ những thông tin, tài liệu cần thiết, phục vụ cho quá trình thẩm định giá tài sản để hình thành kết quả thẩm định giá cuối cùng. Tài liệu trong hồ sơ thẩm định giá phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự và được thể hiện trên giấy, phim ảnh hay những vật mang tin khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Thành phần của từng hồ sơ thẩm định giá có thể khác biệt căn cứ vào mục đích thẩm định giá và loại tài sản cần thẩm định giá.

1.1. Nội dung hồ sơ thẩm định giá

Nội dung của một hồ sơ thẩm định giá phụ thuộc vào mục đích định giá và các loại hình tài sản cần thẩm định giá. Nội dung cơ bản thẩm định giá bao gồm:

• Tên và số hiệu hồ sơ;
• Những thông tin về khách hàng yêu cầu thẩm định giá;
• Thư mời thẩm định giá
• Hợp đồng thẩm định giá tài sản ký kết giữa doanh nghiệp thẩm định giá và khách hàng có nhu cầu định giá tài sản;
• Những phân tích, đánh giá của thẩm định viên về những vấn đề liên quan đến hoạt động thẩm định giá;
• Những ý kiến trưng cầu tư vấn về các khía cạnh kỹ thuật, pháp lý liên quan đến tài sản cần định giá;
• Báo cáo kết quả định giá tài sản và phục lục kèm theo báo cáo;
• Chứng thư thẩm định giá tài sản;
• Biên bản thanh lý hợp đồng thẩm định giá giữa doanh nghiệp, tổ chức định giá và khách hàng yêu cầu thẩm định giá.

Hồ sơ thẩm định giá phải được đưa vào lưu trữ bằng giấy và dữ liệu điện tử kể từ ngày phát hành Chứng thư thẩm định giá tại doanh nghiệp thẩm định giá hoặc chi nhánh doanh nghiệp thẩm định giá phát hành Chứng thư thẩm định giá. Căn cứ vào loại hình lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá phải có đủ các thông tin, tài liệu cơ bản như sau:

1.2. Mục đích của hồ sơ thẩm định giá

• Lưu trữ những bằng chứng thu thập được trong quá trình thực hiện định giá và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của thẩm định viên về mức giá tài sản cần thẩm định giá.
• Trợ giúp cho các bước thực hiện công việc thẩm định giá.
• Trợ giúp cho kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc định giá.
• Trợ giúp cho việc xử lý những tranh chấp, khiếu kiện có thể phát sinh trong hoặc sau quá trình thẩm định giá giữa khách hàng (hoặc bên thứ ba) với doanh nghiệp, tổ chức thẩm định giá.
• Lưu trữ hồ sơ thẩm định giá

1.3. Hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ bằng giấy

• Tên và số hiệu hồ sơ, ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ.
• Những thông tin cơ bản và địa chỉ liên hệ của khách hàng thẩm định giá.
• Những thông tin cơ bản của thẩm định viên và toàn bộ các cán bộ khác của doanh nghiệp thẩm định giá được giao tham gia cuộc thẩm định giá tài sản.
• Bản gốc hoặc sao y bản chính hợp đồng thẩm định giá và biên bản thanh lý hợp đồng thẩm định giá (nếu có), hoặc bản gốc văn bản đề nghị/yêu cầu thẩm định giá.
• Thông tin, tài liệu về đặc điểm pháp lý và kinh tế – kỹ thuật của tài sản thẩm định giá, hoặc doanh nghiệp cần thẩm định giá/xác định giá trị doanh nghiệp và các tài sản so sánh (nếu có).
• Báo cáo của chuyên gia được mời cung cấp ý kiến chuyên môn (nếu có).

Trường hợp trưng cầu ý kiến tư vấn của các chuyên gia về công suất thiết kế, tính năng tác dụng của máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ thì báo cáo kết quả thẩm định phải nêu rõ mục đích, thời gian tiến hành và kết luận của chuyên gia tư vấn.

• Biên bản khảo sát kèm nhận định và chữ ký xác nhận của thẩm định viên khảo sát thực tế. Trong biên bản khảo sát cần nêu rõ mục đích, thời gian, tên những người tham gia khảo sát thực tế, kết quả thu được từ khảo sát thực tế, chênh lệch (nếu có) giữa kết quả khảo sát thực địa với hồ sơ pháp lý và lý do có sự chênh lệch đó.
• Toàn bộ tài liệu, thông tin thu thập được bao gồm cả ảnh chụp thực tế, và các tài liệu, thông tin cần thiết khác để hình thành kết quả thẩm định giá.
• Những tài liệu phân tích, đánh giá của thẩm định viên về những vấn đề thẩm định giá liên quan.
• Bản gốc Báo cáo kết quả thẩm định giá và các phụ lục kèm theo.
• Bản gốc Chứng thư thẩm định giá và các phụ lục kèm theo.

1.4. Hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ điện tử

• Tên và số hiệu hồ sơ, ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ.
• Những thông tin cơ bản của thẩm định viên chịu trách nhiệm chính và các cán bộ khác tham gia thực hiện thẩm định giá.
• Nội dung cơ bản tại báo cáo kết quả thẩm định giá, chứng thư thẩm định giá, các phụ lục và bảng tính kèm theo (nếu có).
• Nguồn của từng thông tin thu thập liên quan.

1.5. Thời hạn lưu trữ hồ sơ thẩm định giá

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 (mười) năm đối với hồ sơ thẩm định giá bằng giấy và lưu trữ vĩnh viễn đối với dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp thẩm định giá phải có biện pháp để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ thẩm định giá trong thời hạn lưu trữ.

Đối với hồ sơ thẩm định giá đã hết thời hạn lưu trữ, được tiêu hủy theo quy định của Pháp luật./.

2. Rủi ro về hồ sơ thẩm định giá

Theo TS Lê Minh Toán. Thẩm định giá tài sản ở Việt Nam có một thực trạng là hồ sơ, tài liệu liệu liên quan đến tài sản thẩm định giá nhiều khi không được cung cấp đầy đủ, kịp thời cho thẩm định viên về giá thực hiện. Về nguyên tắc, các hồ sơ, tài liệu này phải gửi kèm hợp đồng thẩm định giá, tuy nhiên có thể do trình độ quản lý, thói quen lưu trữ hồ sơ, tài liệu chưa khoa học mà khách hàng thường đề nghị sẽ cung cấp khi thẩm định viên đi khảo sát hiện trạng tài sản, thậm chí có những trường hợp doanh nghiệp thẩm định giá cung cấp kết quả thẩm định giá những khách hàng vẫn chưa cung cấp đủ hồ sơ thẩm định giá có liên quan. Rõ ràng, đó là sự không chắc chắn về thông tin tài sản thẩm định giá tại thời điểm khảo sát hiện trạng.

Ngoài ra, có một số khách hàng cố tình cung cấp hồ sơ, tài liệu không đúng với thực tế tài sản thẩm định giá với mục đích làm cho thẩm định viên xác định sai lệch giá trị tài sản thẩm định giá theo hướng có lợi cho khách hàng. Đó là những rủi ro phức tạp và để lại hậu quả nặng nề cho thẩm định viên cũng như doanh nghiệp thẩm định giá. Có nhiều hành vi giai dối về cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến tài sản thẩm định giá mà điển hình là một số trường hợp sau:

• Cung cấp bản sao (có công chứng) bản đồ quy hoạch, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu Nhà, giấy phép xây dựng đã cũ, không còn phù hợp tại thời điểm thẩm định giá. Đối với việc thẩm định giá bất động sản là các lô đất trống ở trong vùng nông thôn, thẩm định viên rất khó xác định đúng tài sản thẩm định giá; hoặc có trường hợp chủ sở hữu Nhà, sử dụng đất đã bán một phần của lô đất nhưng trong bản sao giấy cứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu Nhà chưa thể hiện điều này.
• Khách hàng ngụy tạo hợp đồng mua bán dây chuyền máy móc để làm sai lệch giá trị tài sản, nâng khống giá trị tài sản thế chấp ngân hàng thương mại. Thẩm định viên rất khó nhận biết và dễ mắc sai sót khi sử dụng thông tin này để tiến hành thẩm định giá.
• Khách hàng cung cấp một số tài liệu không có thật như: biên bản xác nhận máy hỏng, thiết bị; biên bản đối chiếu công nợ; hợp đồng vay hoặc cho vay dân sự; hợp đồng thuể, cho thuê tài sản…
• Khách hàng không cung cấp một số tài liệu vốn có cho thẩm định viên, nhưng cung cấp một số thông tin liên quan đến tài sản thẩm định giá không chính xác làm cho thẩm định viên có những nhận định không đúng về tài sản thẩm định giá.

Việc lập và lưu trữ hồ sơ thẩm định giá là trách nhiệm của thẩm định viên về giá. Hồ sơ thẩm định giá được hình thành từ ba nguồn chính gồm: các hồ sơ, thông tin, tài liệu được khách hàng cung cấp, từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin của thẩm định viên và các hồ sơ, tài liệu do doanh nghiệp thẩm định giá, thẩm định viên về giá tạo lập.

Việc tạo lập, nghiên cứu, sử dụng, lưu trữ hồ sơ thẩm định giá trong những năm qua của thẩm định viên còn một số thiếu sót cần khắc phục. Những thiếu sót này là những rủi ro cho thẩm định viên và doanh nghiệp thẩm định giá. Từ những những thiếu sót này có thể dẫn đến việc thẩm định viên về giá không có đủ hồ sơ giải trình, bảo vệ kết quả trước khách hàng hoặc các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.

Bạn đang đọc bài viết: “Hồ sơ thẩm định giá là gì? Các rủi ro từ hồ sơ thẩm định giá cần biết” tại chuyên mục tin Thẩm định giá của Công ty cổ phần Thẩm định giá Thành Đô, đơn vị thẩm định giá tài sản hàng đầu tại Việt Nam.

Liên hệ thẩm định giá:   0985 103 666   0906 020 090

Website: www.thamdinhgiathanhdo.com